Ai sindaci conviene rispondere con un riscontro per singolo punto di controllo: indicare il fatto o la voce esaminata, la decisione cui si riferisce, chi aveva poteri di assumere o attuare quella decisione, quali documenti la sostengono e quale flusso informativo o controllo ne consente la ricostruzione. Se un elemento manca o è incoerente, la risposta utile non è completarlo con un’affermazione generica: deve circoscrivere lo scarto, indicare il documento o il dato da confrontare e assegnare il successivo approfondimento.
Questo metodo serve a trattare il rischio di reati societari 231 senza trasformare ogni anomalia contabile, verbale incompleto o delega poco chiara nella prova di un reato o della responsabilità dell’ente. L’art. 25-ter del D.Lgs. 231/2001 collega l’ente a specifici reati in materia societaria; la risposta ai sindaci deve quindi partire dalla fattispecie potenzialmente pertinente e non dalla sola presenza di un documento imperfetto. Quando la richiesta riguarda il modello, occorre inoltre distinguere i requisiti previsti per i modelli e la loro effettiva applicazione nel caso concreto.
In sintesi
- Separare le richieste sui fatti societari da quelle sul modello 231: bilancio, verbali e deleghe sono evidenze da leggere nel loro collegamento, non etichette automatiche di responsabilità.
- Per ogni rilievo, ricostruire la sequenza decisione, potere, dato amministrativo-contabile, controllo e comunicazione all’organo competente.
- Se il tema riguarda attività sensibili, protocolli, risorse finanziarie o flussi verso l’OdV, rispondere indicando il presidio concreto e la sua traccia documentale.
- Registrare uno scarto non risolto come questione aperta, con perimetro e responsabile dell’approfondimento; non presentarlo come sanato dalla sola raccolta dei documenti.
- Tenere distinta la qualità della risposta ai sindaci dall’accertamento di un reato, dalla responsabilità dell’ente e dall’eventuale efficacia esimente del modello.
Come costruire il riscontro sul punto sottoposto a controllo
La prima riga della risposta dovrebbe riprendere esattamente la domanda ricevuta: per esempio una voce di bilancio, una delibera, una comunicazione sociale, un pagamento collegato a una decisione oppure l’ampiezza di una delega. Subito dopo va identificato l’esercizio o la data dell’atto, così da evitare di confrontare una decisione con una situazione contabile o organizzativa successiva.
Il passaggio risolutivo è il confronto tra cinque elementi. Primo: il fatto economico o societario rappresentato. Secondo: la decisione che lo ha generato o autorizzato. Terzo: il soggetto e il potere esercitato, da leggere insieme a delega, procura o verbale. Quarto: il riscontro amministrativo-contabile disponibile. Quinto: il controllo o il flusso informativo che avrebbe dovuto rendere il passaggio conoscibile e tracciabile. Se i cinque elementi coincidono, la risposta può spiegare il percorso documentale; se non coincidono, deve descrivere precisamente dove si interrompe la ricostruzione.
Quando il controllo riguarda l’area 231, questa ricostruzione va collegata alla specifica area di attività nella quale potrebbe essere commesso un reato della specie considerata. L’art. 6 richiede, per i modelli richiamati dalla disposizione, l’individuazione delle attività a rischio, protocolli sulle decisioni, modalità di gestione delle risorse finanziarie, obblighi informativi verso l’organismo di vigilanza e un sistema disciplinare. Non basta quindi rispondere che esiste un modello: è più utile mostrare se la decisione oggetto della richiesta era inclusa nell’attività sensibile individuata e quale protocollo o flusso le si applicava.
Una risposta può anche concludersi con uno scarto circoscritto: ad esempio, il verbale indica una scelta, ma non consente di individuare i dati disponibili al momento della scelta; oppure la delega attribuisce poteri, ma non rende riconoscibile il controllo previsto prima dell’attuazione. Lo scarto non dimostra da solo una fattispecie societaria né una responsabilità dell’ente. Indica però il punto che amministratori, funzione amministrativa, OdV o consulenti devono chiarire prima di affermare la coerenza del presidio.
Per approfondire la distinzione tra anomalia organizzativa e presupposti delle false comunicazioni sociali, può essere utile la guida sulle scritture contabili manuali e rischio di false comunicazioni sociali.
Caso tipo: richiesta dei sindaci su una decisione riflessa nel bilancio
Scenario ipotetico: i sindaci chiedono chiarimenti su una posta rilevante e sulla decisione che ne ha determinato l’iscrizione. La società dispone di una delibera del consiglio, di una delega al dirigente che ha curato l’operazione e di una comunicazione sintetica inviata all’OdV. Il fascicolo non contiene però, in modo immediatamente riconoscibile, il prospetto istruttorio esaminato dal consiglio né il collegamento tra la decisione e il riscontro contabile.
- Fatto da delimitare. La risposta identifica la posta, l’esercizio interessato e il passaggio decisionale che la riguarda. Non dichiara che la voce è corretta soltanto perché esiste una delibera.
- Confronto dei poteri. Si verifica se la delega era vigente alla data dell’operazione, se copriva l’attività svolta e se il verbale riporta condizioni, limiti o controlli previsti per l’esecuzione.
- Riconciliazione documentale. Si collega il dato contabile al documento istruttorio, alla decisione e alla comunicazione o al flusso previsto. Se manca il prospetto istruttorio, il punto aperto è la base informativa della decisione, non la sua automatica invalidità.
- Esito operativo. Il riscontro ai sindaci può indicare quali documenti già permettono la ricostruzione e quale confronto resta da svolgere. La conclusione cambierebbe se emergesse che la decisione è stata assunta con dati diversi da quelli rappresentati, che il potere non copriva l’atto oppure che un controllo previsto dal protocollo non è rintracciabile.
In questo scenario, la presenza della delega, del verbale e della comunicazione non costituisce una garanzia di esenzione. Serve a individuare il percorso da verificare. Se la risposta riguarda anche l’efficace attuazione del modello nel caso dei soggetti sottoposti all’altrui direzione, l’art. 7 richiede una verifica periodica e l’eventuale modifica del modello al ricorrere delle condizioni espressamente previste dalla norma, oltre al sistema disciplinare.
Limiti della risposta e ruolo del collegio sindacale
Il controllo dei sindaci non va descritto con formule indifferenziate. Nel testo vigente dell’art. 2403 del codice civile, il collegio sindacale esercita il controllo contabile nel caso previsto dall’art. 2409-bis: una richiesta ricevuta deve quindi essere letta anche rispetto all’incarico effettivamente attribuito e al suo oggetto. L’art. 2407 richiede ai sindaci professionalità e diligenza commisurate alla natura dell’incarico e li rende responsabili della verità delle attestazioni; ciò non consente di presumere, dalla sola richiesta, che il collegio svolga anche funzioni di OdV.
Nelle società di capitali, l’art. 6, comma 4-bis, prevede che collegio sindacale, consiglio di sorveglianza e comitato per il controllo della gestione possano svolgere le funzioni dell’OdV. È una possibilità prevista dalla norma, non un dato da presumere nella risposta. Occorre quindi indicare espressamente, se pertinente, se nel caso concreto vi sia anche questo incarico e quali flussi informativi siano stati stabiliti.
Gli errori più frequenti sono tre: consegnare documenti senza spiegare il loro nesso con il rilievo; confondere il potere formale di firma con l’istruttoria e i controlli che hanno preceduto la decisione; qualificare come esito 231 una carenza documentale ancora da ricostruire. Una risposta ordinata riduce queste ambiguità, ma non sostituisce l’analisi della fattispecie concreta né determina da sola l’idoneità o l’efficace attuazione di un modello.
Quando coinvolgere lo studio per la risposta
È opportuno coinvolgere lo studio quando la richiesta dei sindaci mette in relazione una voce di bilancio o una comunicazione societaria con una decisione non immediatamente ricostruibile, con poteri delegati o con un flusso verso l’OdV. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio, confrontando verbali, deleghe, procure, documenti amministrativo-contabili, comunicazioni e flussi informativi per individuare il punto documentale da chiarire e chi coinvolgere.
Nel contatto, descrivi la situazione, l’urgenza, il tipo e la data dell’atto o dell’esercizio interessato e un elenco dei documenti disponibili, senza allegare materiale riservato; le modalità di trasmissione saranno concordate dopo il contatto. Richiedi una valutazione documentale sui reati societari 231 per una prima valutazione senza impegno.
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