La formazione utile ad amministratori e responsabili non consiste nel trasferire nozioni astratte sul D.Lgs. 231/2001: deve mettere ciascun partecipante in condizione di riconoscere quale decisione sta assumendo, quali dati la sostengono, quali poteri la autorizzano e quale traccia deve restare tra istruttoria, verbale, documento contabile e flusso informativo. Il punto è rendere ricostruibile la catena decisionale prima che un bilancio, una comunicazione sociale o una delega venga usata isolatamente.
Per i reati societari 231, il programma va differenziato per ruolo e processo: amministratori e dirigenti con poteri di firma lavorano su istruttoria, delibera e deleghe; responsabili amministrativi e finanziari su dati, rettifiche e comunicazioni; sindaci e OdV sui flussi ricevuti e sulle anomalie da portare a confronto. La frequenza a un corso, un verbale firmato o una procedura esistente non dimostrano da soli l’idoneità del modello né escludono un reato o la responsabilità dell’ente.
In sintesi
- La formazione parte dai processi in cui vengono prodotti o approvati dati societari, non da un elenco indistinto di reati.
- I destinatari cambiano in base a poteri effettivi, attività svolta e rapporto di direzione o vigilanza.
- Una discordanza contabile è un segnale da ricostruire, non la prova automatica di false comunicazioni sociali.
- Per le false comunicazioni sociali occorre distinguere soggetti, documento, consapevolezza, finalità e concreta idoneità a indurre in errore.
- Deleghe, protocolli, controlli e flussi verso l’OdV sono elementi da collegare alla decisione concreta, senza attribuire loro un effetto automatico.
L’errore da correggere: un’unica lezione per ruoli e decisioni diversi
Un errore ricorrente è riunire tutti i destinatari in una sessione che descrive genericamente il rischio 231. Il risultato può essere una conoscenza comune dei termini, ma non una capacità operativa di intercettare lo scarto tra poteri, fatti e documenti. L’art. 5 del D.Lgs. 231/2001 distingue, per la possibile responsabilità dell’ente, chi esercita funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione, anche di fatto, e chi è sottoposto alla direzione o vigilanza di tali soggetti; conserva inoltre la condizione dell’interesse o vantaggio dell’ente e l’ipotesi dell’interesse esclusivo proprio o di terzi.
La formazione può quindi usare tre gruppi di lavoro, senza trasformare questa articolazione in una classificazione legale automatica:
- Organo amministrativo e soggetti con poteri decisionali: collegare la decisione alla fonte dei dati, ai limiti della delega, al verbale e alle informazioni che devono raggiungere i controlli interni.
- Funzioni amministrative, finanziarie e contabili: ricostruire origine, modifica e approvazione di una posta o di una comunicazione, individuando chi ha fornito il dato e quale documento ne spiega la variazione.
- Sindaci, OdV e responsabili di controllo: definire quali flussi consentono di confrontare la decisione con l’esecuzione e quando una difformità deve essere resa conoscibile agli interlocutori appropriati.
Il criterio pratico è semplice: per ogni processo sensibile il partecipante deve sapere indicare il fatto economico o societario, chi decide, chi prepara il dato, chi controlla, quale atto formalizza il passaggio e quale informazione deve circolare. Se una di queste risposte manca, la formazione deve trasformare il vuoto in un caso di esercitazione documentale, non in un’affermazione sulla responsabilità già esistente.
Il contenuto tecnico da affrontare sulle comunicazioni sociali
La formazione sui rischi di reati societari deve evitare due semplificazioni opposte: trattare ogni errore come irrilevante perché “solo contabile”, oppure qualificare ogni anomalia come reato. Per le false comunicazioni sociali, l’art. 2621 del codice civile individua soggetti specifici e richiede, fuori dai casi dell’art. 2622, l’esposizione consapevole di fatti materiali rilevanti non rispondenti al vero oppure l’omissione di fatti materiali rilevanti imposti dalla legge, con finalità di ingiusto profitto e concreta idoneità a indurre altri in errore.
Il passaggio risolutivo dell’esercitazione formativa è separare le domande. Prima: il dato della posta di bilancio o della relazione è ricostruibile da documenti e decisioni? Seconda: chi lo ha predisposto, approvato o comunicato e con quale ruolo? Terza: la comunicazione rientra fra quelle considerate dalla norma e sono presenti gli ulteriori elementi descritti dalla fattispecie? Solo dopo questo confronto si può impostare un approfondimento appropriato. Nelle società emittenti strumenti finanziari ammessi alla negoziazione in un mercato regolamentato e nelle società equiparate elencate dall’art. 2622, il modulo deve trattare separatamente la relativa disciplina.
L’art. 25-ter del D.Lgs. 231/2001 collega all’ente specifici reati societari, comprese le false comunicazioni sociali previste dagli artt. 2621 e 2622 del codice civile. Per questo la lezione non deve fermarsi al documento finale: deve mostrare come istruttoria, poteri, dati contabili, verbale e flussi di controllo siano passaggi diversi della stessa vicenda, ciascuno da verificare nella sua funzione.
Per un approfondimento sul rapporto tra attribuzione dei poteri e presidi documentali, può essere utile leggere deleghe degli amministratori e presidi sul rischio di reati societari.
Percorso di correzione per una formazione collegata ai processi
- Selezionare un processo reale: scegliere, ad esempio, la preparazione del bilancio, una relazione agli organi sociali, una rettifica significativa o una decisione delegata. L’input è la sequenza effettiva di atti e dati, non un caso costruito come se fosse già una violazione.
- Ricostruire la catena documentale: affiancare al fatto la fonte del dato, l’istruttoria, la delega o il potere usato, il verbale o l’atto di approvazione e il flusso destinato a sindaci o OdV. Lo scarto da annotare è quello che non trova spiegazione nella sequenza.
- Attribuire le decisioni formative: indicare quale ruolo deve integrare il dato, chi deve chiarire i poteri, chi riceve il flusso e quale passaggio richiede escalation interna. Questo è un risultato organizzativo, non un giudizio sulla configurabilità del reato.
- Riesaminare il modulo dopo cambiamenti rilevanti: l’art. 7 richiede, per l’efficace attuazione del modello nel caso dei soggetti sottoposti, verifica periodica ed eventuale modifica quando emergono violazioni significative o mutamenti nell’organizzazione o nell’attività. La formazione può essere aggiornata sugli stessi processi che hanno reso necessario il riesame.
Una correzione organizzativa riduce l’opacità della ricostruzione, ma non sostituisce l’analisi degli elementi della fattispecie né decide la responsabilità dell’ente. La distinzione va mantenuta anche nei materiali d’aula: una carenza di tracciabilità può richiedere un presidio migliore; un possibile reato richiede l’esame dei suoi presupposti; la responsabilità dell’ente segue le condizioni previste dal D.Lgs. 231/2001.
Quando coinvolgere lo studio
È opportuno coinvolgere lo studio quando il gruppo formativo individua una decisione già assunta o imminente che non si riesce a raccordare con deleghe, verbali, dati amministrativo-contabili o flussi di controllo, oppure quando un cambiamento organizzativo rende il materiale formativo non più aderente al processo.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, svolge una prima lettura documentale di verbali, deleghe, procure, documenti amministrativo-contabili, comunicazioni e flussi verso l’OdV per chiarire quali passaggi richiedono approfondimento e come preparare un confronto specialistico. Per orientare la richiesta, descrivi la situazione, l’urgenza, il tipo di decisione o documento coinvolto e l’elenco dei documenti disponibili; le modalità di trasmissione si concordano dopo il contatto.
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